La gestione degli eventi presenta così tante sfide uniche che una sposa molto nervosa può sembrare l’ultima delle tue preoccupazioni!
Se solo tutti i problemi fossero le persone, il responsabile eventi professionale sarebbe in grado di pianificare e realizzare la festa perfetta e dormire tranquillo!
Tuttavia, la gestione degli eventi non riguarda solo la capacità di eseguire interferenze o reindirizzare gli intrusi fastidiosi; essere un maestro manipolatore non è abbastanza.
Ancora più impegnativo di un cliente che richiede molta manutenzione può essere soddisfare il cliente con grandi sogni e un piccolo budget, o garantire la costante conformità della tua azienda a normative in continua evoluzione e sempre più restrittive.
Ecco alcuni suggerimenti offerti da un’agenzia di organizzazione eventi e allestimenti fieristici a Milano.
Budget, budget, budget
Indipendentemente dal fatto che il budget che il tuo cliente ti ha dato sia piccolo, sufficiente o stravagante, può essere difficile lavorare e attenersi a qualsiasi budget che non sia illimitato (e quanti di noi hanno mai avuto il privilegio di lavorare a un evento con un budget davvero illimitato?).
Inoltre, i clienti non sapranno necessariamente, come te, di superare sempre il budget e si assicureranno che ci sia un cuscinetto nella loro pianificazione finanziaria.
Ovviamente il budget dell’evento è una delle primissime cose che vuoi da un potenziale cliente.
Possono mostrarti le loro bacheche Pinterest piene di designer, cancelleria artigianale e sale da ballo in hotel, fino a quando le mucche non tornano a casa, ma se il loro budget è più fai-da-te che parcheggiatore, avrai il tuo bel da fare per farti realizzare i loro sogni una realtà.
Detto questo, lavorare con un budget piccolo o limitato non è impossibile, e anche se dovrai sviluppare modi discreti per guidare un cliente verso scelte / temi / luoghi / fornitori / ecc. che possono, infatti, permettersi; se sei onesto riguardo alla realtà dello stato del budget sia con il tuo cliente che con i fornitori a cui ti rivolgi per loro conto sin dall’inizio, puoi comunque organizzare una serata straordinaria con un budget limitato.
È anche di vitale importanza che sottolinei ai tuoi clienti la natura volatile dell’economia.
È della massima importanza creare un cuscino nel budget in modo da poterlo rispettare, anche se i prezzi di articoli o servizi specifici aumentano notevolmente durante le fasi di pianificazione del tuo evento. In altre parole, chiedi ai tuoi clienti il loro limite massimo in termini di budget, quindi non compilare un budget che assegni ogni centesimo di tale importo.
In definitiva, spetta all’organizzatore o al manager dell’evento diventare creativo e innovativo con il budget fornito. Devi essere pieno di risorse per trovare fornitori più convenienti ed essere in anticipo con loro sul budget che ti è stato assegnato per lavorare.
Spesso, se sei un coordinatore di eventi affermato che ha portato loro molti affari in passato, i tuoi fornitori di riferimento creeranno pacchetti speciali per i tuoi clienti in base alle loro esigenze e al loro budget.
Scegliere il posto giusto
I tuoi clienti non avranno necessariamente accesso a tutti i tuoi contatti o avranno la stessa esperienza nella pianificazione di eventi. Se questo è il caso, si rivolgeranno a te per una guida quando scegli un luogo per una funzione.
Tuttavia, può essere difficile dissuadere un cliente da un luogo particolare di cui si è innamorato, anche se sai che il luogo non è compatibile con il loro budget o è più adatto a un evento aziendale che a una festa privata.
Può anche essere difficile lavorare con un luogo con cui non hai familiarità e che il tuo cliente ha selezionato prima di assumerti.
Il miglior consiglio che possiamo fornire per superare qualsiasi numero di sfide legate alla sede è fare ricerche approfondite sui potenziali luoghi a cui il tuo cliente è interessato e fare una visita fisica in loco di quelli che pensi soddisferanno le loro esigenze, sia finanziarie che di altro tipo .
È importante confrontare le sedi non solo tra loro, ma anche con la visione generale che tu e il tuo cliente avete per la giornata: questo ti aiuterà a superare qualsiasi numero di problemi di pianificazione degli eventi prima ancora che si presentino. Spesso un cliente non è in grado di vedere il quadro più ampio nello stesso modo in cui sei stato addestrato.
Pertanto, è importante visitare i luoghi con il tuo cliente, in modo che tu possa mostrare loro come l’affitto del locale si adatterà al budget, quali implicazioni avrà la scelta di quel luogo sulle loro visioni per l’arredamento, ad esempio, e se un luogo o meno consentirà loro di utilizzare qualsiasi numero di altri fornitori su cui hanno già i loro cuori.
Ricorda, il tuo lavoro non è solo quello di soddisfare i desideri immediati del cliente, ma anche di aiutarlo a scegliere un luogo che soddisferà le sue aspettative riguardo al sentimento del suo evento.
Sebbene possa essere difficile spiegare qualcosa di così intuitivo come un sentimento al tuo cliente, un organizzatore di eventi esperto dovrebbe capire in tempi relativamente brevi se un luogo è compatibile o meno con la visione del cliente per la sua funzione e consigliare il cliente di conseguenza.
A volte dare a un cliente tutto ciò che desidera solo perché lo desidera in quel momento si tradurrà in una funzione che manca di coesione e alla fine lo delude perché tutte quelle cose che volevano non si aggiungevano alla visione che avevano in mente come pensavano che avrebbero fatto.
Sfide tecnologiche
Può essere difficile per alcuni organizzatori di eventi tenere il passo con tutte le tendenze tecnologiche.
Che si tratti di stare al passo con le ultime tendenze estetiche o di stare al passo con la tecnologia; rimanere indietro può influire seriamente sulla tua capacità di trovare e mantenere i clienti.
Che si tratti di un nuovo sviluppo nel mondo RSVP online o di una nuova tendenza di marketing online, se non sei in grado di soddisfare le esigenze tecnologiche del tuo cliente in modo coerente, andrà altrove.
Ecco perché è importante stare al passo con le tendenze tecnologiche.
Un ottimo modo per assicurarti di rimanere aggiornato sui tuoi eventi è utilizzare un software di gestione degli eventi. Questo non solo ti aiuterà a gestire più eventi, ma ti aiuterà a misurare i risultati e le prestazioni per ogni evento.
Per saperne di più su cosa sia il software di gestione degli eventi, leggi questo articolo di Hubilo.com – Che cos’è un software di gestione degli eventi?
Viviamo in un mondo frenetico e guidato dalla tecnologia, in cui il cambiamento e lo sviluppo rapidi sono inevitabili. Assicurati di essere alla moda con i bambini e di avere un contatto nella tasca posteriore dei pantaloni per tutto, dal design del sito web per matrimoni alla videografia con drone.
Suggerimento: se hai difficoltà a dare un senso a una nuova tendenza del marketing online, a imparare il marketing sui social media o a lavorare con l’app mobile dedicata al matrimonio del tuo cliente; chiedi a tuo figlio / figlia / cugino / vicino / figlio del vicino / ecc. per aiutarti.
Chiamalo un segno dei tempi, ma di questi tempi chiunque abbia meno di 20 anni sembra essere nato con un’innata comprensione di tutto ciò che è tecnologico.
Costi in aumento durante la pianificazione dell’evento
L’aumento dei costi durante la pianificazione dell’evento può rappresentare una sfida enorme e apparentemente insormontabile, soprattutto se tu o il tuo cliente avete trascurato di includere un po ‘di spazio per i cuscini nel budget.
Sfortunatamente, i costi stanno solo aumentando e mentre il tuo cliente conosce un amico che ha ottenuto x-venue al prezzo y l’anno scorso, ciò non significa che il prezzo y non sia triplicato nel frattempo.
Non solo gli aumenti annuali non sono necessariamente alla fine dell’anno solare, specialmente nei settori stagionali come il settore del matrimonio, ma un preventivo che il tuo cliente ha ricevuto un mese fa potrebbe non essere più valido nel momento in cui vuoi andare avanti e prenotare il fornitore per loro.
Ecco perché è importante:
- Evita di stimare i costi il più possibile
- Ottieni preventivi per iscritto dai fornitori
- Stabilisci in anticipo per quanto tempo è valido il preventivo
- Avere un piano di emergenza o di riserva ovunque e quando possibile
- Sii onesto con il tuo cliente e i tuoi fornitori sin dall’inizio. I prezzi fluttueranno; questa è la realtà del mercato e dell’economia attuale. Pianifica secondo.
Inoltre, sii proattivo! Esci, segui un breve corso, leggi un articolo online, iscriviti a piattaforme pertinenti in modo da poter tenere il dito sul polso, fare rete, ampliare i tuoi orizzonti e colmare le lacune nelle tue conoscenze
Pianificazione di un evento memorabile
Pianificare un evento memorabile è più facile a dirsi che a farsi. Sia che tu stia cercando di pianificare un evento aziendale che distingua un’azienda, sia che stia pianificando un lancio di affari o di un prodotto che deve vedere gli interessi del cliente salire alle stelle, l’asticella è piuttosto alta.
Come si ottiene questo fattore wow?
Come superi la concorrenza?
È già così difficile per una nuova impresa entrare in un mercato consolidato; quanto più difficile non è per un’azienda entrare in un mercato esistente senza il clamore e la stampa associati a un grande lancio aziendale?
Come ti distingui come organizzatore di eventi? Come aiuti i tuoi clienti a distinguersi? Cosa succede quando una sposa richiede un matrimonio unico e considera i matrimoni Pinterest la rovina della sua esistenza? Come pensate di pianificare un evento di alto profilo assolutamente unico, degno della diffusione delle principali riviste del settore?
Un cliché è un cliché per una ragione e non puoi sbagliare pensando fuori dagli schemi qui.
Un piccolo budget non deve fermarti se hai il team giusto che ti aspetta dietro le quinte per aiutarti a trasformare le tue idee innovative in realtà.
Mentre parliamo di innovazione; se stai pianificando un evento che dovrebbe avere il fattore wow, distinguersi o essere unico nel suo genere: scrivi le tue prime tre idee su carta e poi scartale. Sono sicuramente già stati fatti prima. Ora, idee numero 4, 5 e 6; potrebbe valere la pena perseguirli.
Tenere traccia del processo di pianificazione degli eventi
Dice il proverbio: troppi cuochi rovinano il piatto; e la verità è che può essere molto difficile per te come organizzatore di eventi tenere tutti informati quando ci sono così tante dita nell’unica torta (evento).
Sia che tu stia comunicando con tutti i fornitori per conto del tuo cliente o che il tuo cliente contatta direttamente i loro fornitori, è molto facile per qualcuno essere escluso dal giro.
Soprattutto quando il tuo cliente tratta direttamente con i propri fornitori invece che tramite te e quei fornitori non pensano di informarti di eventuali modifiche.
È fondamentale per il successo dell’evento mantenere aperte le linee di comunicazione tra te, il tuo cliente e i fornitori.
Si spera che tu abbia un team di fornitori fidati dalla tua parte che conoscono il settore abbastanza bene da contattarti se il cliente fa loro richieste dirette, ma a volte non riesci a lavorare con le persone che conosci e di cui ti fidi e questo è perché è sempre importante assicurarsi che tutte le persone coinvolte siano sempre sulla stessa pagina.
Stabilisci subito una “catena di comando”.
Di ‘al tuo cliente che è più facile tenere traccia dei cambiamenti durante il processo di pianificazione dell’evento se tutte le richieste e le comunicazioni passano attraverso di te.
Suggerimento: fornire al cliente una lista di controllo per la pianificazione degli eventi e utilizzarne una personalmente può aiutare a ridurre al minimo la quantità di avanti e indietro tra voi due e la quantità di richieste di modifiche che emergono durante la pianificazione. Questo perché la lista di controllo di solito aiuta i clienti a vedere il quadro più ampio e a strutturare le loro richieste e pensieri in modo coerente e coeso sin dall’inizio.
